О чем следует помнить при выборе облачного хранилища: истории компаний

Должен знать

Облачные хранилища и файлообменники — неотъемлемая часть digital-мира. Часто небольшие компании используют их бесплатные версии для решения своих базовых задач. При этом не задумываются о том, что изначально такие сервисы предназначены для индивидуального использования.

О чем следует помнить при выборе облачного хранилища: истории компаний
hands exhibiting the cloud computing symbol

1. Место в облаке

Профиль нашей компании — выполнение всех видов работ по текущему и капитальному ремонту жилых и нежилых помещений, также дизайнерские услуги. Чтобы ускорить обмен информацией между сотрудниками, мы используем бесплатные хранилища. Эти сервисы хорошо подходят для хранения, редактирования и обмена документами — таблицами, текстами, фото и видео и другими файлами. Но главная проблема при использовании таких сервисов — значительное ограничение объема данных для хранения. Предоставляемый бесплатно объем облака очень быстро заканчивается — необходимо доплачивать за дополнительные гигабайты. При этом функциональность таких облаков, даже если вы заплатили за дополнительный объем хранилища, сильно ограничена: вы не можете, к примеру, разграничивать доступ пользователей к разной информации, вести совместную работу над документами. Кроме того, эти сервисы не позволяют создавать резервные копии данных. 

Бесплатные версии облачных хранилищ рассчитаны на использование в личных целях и устанавливают серьезные ограничения, в 10–15 Гб, по объемам хранения данных. Для того, чтобы увеличить размер хранилища, нужно перейти на платный тариф.

2. Надежность хранения файлов

Говоря о большинстве бесплатных сервисов, мы, по сути, должны говорить об облачном буфере обмена — промежуточном хранилище. Подобная проблема коснулась и нашей компании. Все, что касается наших внутренних процессов, защищено от случайной потери или удаления. При этом наш бизнес диверсифицирован и мы оказываем также b2b-услуги. В частности, мы занимаемся созданием концепций брендов, в рамках чего можем разработать фирменный стиль и логотип. Работая над одним из таких проектов, наши сотрудники отправили архив с материалами заказчику с помощью бесплатного облачного сервиса. Заказчик беспрепятственно скачал файлы на свой компьютер, далее поместив их в «корзину» сервиса.

Когда через месяц архив понадобился собственнику, а ответственный сотрудник был в отпуске, то оказалось, что по прошествии тридцати дней облако самостоятельно удалило файлы из корзины, конечно, никого не предупредив заранее. Поскольку оригинал остался лежать на диске компьютера отпускника, то коллегу пришлось вызывать из отпуска, — ведь нужные документы были безвозвратно удалены облаком.

Один из основных недостатков бесплатных облачных хранилищ — отсутствие гарантии по сохранности данных, которые могут быть удалены в любой момент. Для этого у подобных сервисов есть целый список причин, которые, кстати, обозначены в пользовательских соглашениях. И все это происходит без предварительного уведомления пользователя. Вернее, предупреждение было, скорее всего, в публичной оферте на самом старте пользования сервисом. Если человек с ней согласился, то значит, и согласился с тем, что сервис оставляет за собой право, при определенных условиях, даже заблокировать учетную запись.

О чем следует помнить при выборе облачного хранилища: истории компаний

3. Вопросы безопасности

Для хранения данных мы долгое время использовали бесплатные облачные решения сторонних поставщиков. Когда появилась новость о том, что хранящиеся на одном бесплатном облаке материалы компании, в которых содержатся финансовые данные, часть клиентской базы и личные материалы, могут оказаться в доступе у любого человека, то в тот же день мы задумались о безопасности данных. Поэтому некоторое время Deworkacy придерживалась подхода on-premise. Сейчас мы видим, что на рынке постепенно появляются достаточно безопасные решения, которые могут полностью исключить доступ к информации со стороны третьих лиц. При этом вопрос безопасности, на наш взгляд, — это вопрос не только уровней корпоративной защиты, а личной ответственности каждого члена команды и внимательности к работе с корпоративными данными. Особенно сегодня, когда интеллектуальная собственность порой стоит больше, чем имущество.

Для передачи важной информации и конфиденциальных данных стоит использовать корпоративные облачные хранилища, предназначенные только для бизнеса.

4. Функциональность сервиса

Хотелось бы указать на некоторые недостатки сервисов, с которыми работает наша компания. Один из сервисов мы решили использовать потому, что он обеспечивает доступ к хранилищу с любых устройств. До этого компания использовала его аналог. К минусам подобных сервисов можно отнести, во-первых, то, что они могут не поддерживать файлы некоторых расширений, выдавая ошибку. Тогда приходится их конвертировать для дальнейшей работы.

Облачные сервисы, изначально ориентированные на бизнес, напротив, делают работу с данными в компаниях гораздо более удобной и функциональной. К примеру, предлагая возможности для совместной работы над документами. Корпоративные облачные сервисы позволяют разграничивать доступ сотрудников к информации, также управлять и контролировать пользователей, вводя функцию администратора. Кроме того, сейчас есть предложения на рынке, которые обеспечивают интеграцию облачного хранилища в ИТ-инфраструктуру компании. Это позволяет автоматизировать управление ИТ-сервисами, тем самым упростив целый ряд процессов. К примеру, если в компании появляются новые учетные записи, то в таком случае они автоматически переносятся и в облачное хранилище. Вы также можете настроить сервис таким образом, чтобы, к примеру, на офицера по безопасности автоматически «падали» определенного вида отчеты. 

5. Реклама и доступ третьих лиц

Наша студия занимается производством видеорекламы и сериалов. Наша специфика такова, что мы постоянно используем облако: заливаем на него сценарии, сметы и сами видео. По большей части это конфиденциальная информация. Поэтому работать с бесплатными хранилищами не всегда безопасно. Считаю, облачный сервис должен полностью защищать доступ к такой информации со стороны третьих лиц.

Плюс к этому пользователь бесплатных облачных услуг, как правило, автоматически дает согласие на получение информации рекламного характера. Поэтому вам начинает приходить самая разнообразная реклама, даже если вы в ней не заинтересованы.

Бесплатные облачные хранилища могут использовать данные своих клиентов в маркетинговых целях без получения их дополнительного согласия. Происходит это так: в момент акцепта (согласия) оферты сервиса пользователю не предлагается возможность отказаться от рекламы. Для отказа от получения таких сообщений следует совершить ряд специальных действий, указанных в инструкции (которую еще надо найти). Корпоративные облачные сервисы, напротив, гарантируют использование информации только самим клиентом, исключая любые возможности доступа к ним третьих лиц.

О чем следует помнить при выборе облачного хранилища: истории компаний

6. Стабильность работы

Наше агентство специализируется на performance-маркетинге. Мы снимаем офис в Рыбинске, где работают восемь специалистов. Остальная часть нашей команды — удаленная. «Зарядка» использует сразу два бесплатных облачных хранилища. Оба инструмента оплачиваем для получения дополнительных гигабайтов. Надо отметить, что один из этих сервисов подводил наших дизайнеров и разработчиков в самые ответственные моменты: были случаи, когда файлы нельзя было загрузить либо сервисы сильно подвисали. Например, однажды это совпало с периодом отчетов в нашей компании. Поэтому месяц назад мы перешли на новое корпоративное хранилище. Его задача — стать надежным средством хранения и обмена корпоративными документами в облаке. Правда, полностью оценить качество работы нового сервиса мы пока не успели. Надеемся, что он нас не подведет. 

В корпоративных сервисах всегда предусмотрен специальный документ с четкими и понятными для клиента параметрами качества обслуживания или SLA (Service Level Agreement, соглашение об уровне обслуживания). Кроме того, у таких сервисов, как правило, есть выделенная служба технической поддержки, контакты которой указаны на сайте. Вы всегда сможете позвонить и получить консультацию.


Как показывает практика, есть решения, которые помогут избежать описанных выше сложностей.

Речь идет о корпоративных облачных хранилищах, которые предназначены специально для бизнеса, имеют развитый функционал и ориентированы на командную работу, в отличие от бесплатных сервисов. Такие решения разработаны с учетом требований и условий работы как малых, так и крупных компаний. При использовании подобных корпоративных сервисов проблема доступности данных третьим лицам отпадает сама собой. Доступ к информации имеет только сам клиент — и больше никто. Так устроен облачный сервис. 

В целом, главное отличие корпоративных облачных хранилищ от бесплатных в том, что изначально у них разные цели. В первом случае — сервис предполагает использование его для общих целей бизнеса, когда есть возможность адаптации под конкретные задачи и интеграции в ИТ-инфраструктуру клиента. Также, в каждом корпоративном приложении присутствует система различных ролей (администратор / пользователь) для возможности управления сервисом. Во втором случае — это лишь индивидуальный обмен файлами пользователей друг с другом.

Если говорить про облачные хранилища для бизнеса, то данные клиентов не просто защищены и не могут быть спонтанно удалены, — их всегда можно восстановить, что бы ни случилось. Такая возможность реализуется с помощью резервного копирования. К примеру, в случае с Диск #СloudМТS возможность восстановления файлов есть в течении семи дней после их удаления пользователем. Таким образом, даже если сотрудник случайно удалил важный документ или уволился, не оставив доступа к своим файлам — бизнесу не будут грозить задержки в работе или ее остановка. Всегда можно «откатиться» назад во времени.

Кроме того, корпоративные облачные сервисы обладают гораздо большей гибкостью: их можно адаптировать под потребности конкретных заказчиков, вводя новый функционал и возможности. Например, многие заказчики просят расширить права администратора или добавить новые роли. Можно, к примеру, автоматизировать процессы, направляя конкретным сотрудникам отчеты и выгрузки по документам и их движению.


Источник: rb.ru

Случайные новости

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Пожалуйста, введите ваш комментарий!
пожалуйста, введите ваше имя здесь

Свежие новости